シフト作成の自動化と同時に、
属人化していた作成プロセスが見える化され、
経営としても適正な人員配置に取り組みやすくなりました！

- 経営としてはシフト管理にはどのように関わっていたのでしょうか？

経営の視点から言うと、介護事業は人件費が６割７割を占めるので、人件費に直結するシフト管理は経営管理そのものと言えます。適正な人件費のコントロールに取り組む上では、シフトを適正化することが非常に重要になってくるわけです。しかし、シフト作成の業務は現場に任せっきりになってしまっていました。
介護業界は生産性向上が必要とよく言われますが、生産性向上と言ってもそれは単に人を減らすということではないと思います。まずは無駄が生じにくいシフトをきちんと組むことが、現場の負担は増やさずに、またサービスの質も落とさずに、人件費を適正化することにつながります。それが働きやすい職場を作り、結果として利用者様に良いサービスを提供することにつながるわけです。

- miramos導入の決め手となったのは？

今お話してきたような課題認識があってシフトの自動作成ツールを色々と探してきたのですが、多くは介護現場に特化したものではなく一般的なシフト作成ツールでした。実際にいくつかのツールを試したりもしたのですが、介護施設で実用的に使えるところまではいきませんでした。
そのような中でmiramosに出会いました。miramosは介護施設の現場で必要となる様々な条件に基づいて自動作成できるので、これまで何日も頭を悩ませていた管理職のシフト作成時間は大きく削減されました。またAIが公平に作成しているので、職員からの不公平感や不満も軽減されていると思います。
経営の視点では、miramosはシフトが人員基準や体制系加算を満たしているかチェックできるので安心です。またコロナ禍も落ち着いてきて運営指導が頻繁に行われるようになってきましたが、勤務形態一覧表といった必要な資料をmiramosから簡単にダウンロードできるのも経営としては嬉しいですね。
それから、経営と現場が同じmiramosを使うことで、どのような条件でシフトが組まれているか、これまで属人化していた作成プロセスが見える化され、今までは現場の管理職に任せっきりになっていたシフト管理の状況を経営としても把握しやすくなり、それによってシフトの適正化、つまりは人員配置や人件費の適正化に取り組みやすくなったのは大きかったです。

- 現場の反発等、導入時の困難はありませんでしたか？

反発は全然ありませんでしたね。シフト作成業務が楽になるのは現場の管理職も大歓迎でした。 ただ一方では、導入時の作業は大変になのだろうなと覚悟はしていました。現場では、質の高いサービスを提供しようとするあまり、質の高い勤務シフトが必要になり、どんどんシフトの作り方が複雑になっていき、いわば職人芸のようなシフトの組み方になってしまっていました。そうした属人化したシフトの組み方をシステムの中に条件として設定していくのはかなり大変な作業になるだろうと覚悟していたのですが、コニカミノルタさんの丁寧なサポートで初期設定などの作業負担はほとんどなく導入できました。
また、サポートだけでなく、現場の声に耳を傾けてすぐに足りない機能を追加してくれたり、操作性や視認性を良くしてくれたり、どんどん私たちの意見を反映してくれたことも、現場にとってスムーズな導入につながったと思います。他の製品を試したときには要望を断られることがほとんどでしたが、コニカミノルタさんはまずはチャレンジしようとしてくれる。これはとても有難かったです。